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Política y Proceso de GDPR para Operaciones de Hotel y Eventos
Política de GDPR y Proceso para Operaciones de Hotel y Eventos, para proteger los datos personales de sus huéspedes, personal y solicitantes de empleo.
La política describe aspectos clave de cumplimiento de GDPR, incluyendo la recolección, uso, retención, acceso y reclutamiento de empleados.
Política de GDPR para Operaciones de Hotel y Eventos de IRG
La Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es una regulación en la ley de la UE sobre protección de datos y privacidad.
Esta política describe nuestro compromiso de salvaguardar los datos personales y garantizar que se respeten los derechos de los individuos en todas nuestras operaciones de hotel y eventos de IRG, incluido el reclutamiento.
Esta política se aplica a:
- Datos de huéspedes del hotel.
- Datos de participantes y asistentes a eventos.
- Datos de empleados y contratistas, incluido el reclutamiento.
- Datos recopilados para fines de marketing, comunicación y operativos.
Principios de Protección de Datos
Estamos comprometidos a cumplir con los siguientes principios de GDPR:
- Legalidad, equidad y transparencia: Los datos se procesarán de manera legal, justa y transparente.
- Limitación de propósito: Los datos solo se recopilarán para fines específicos y legítimos.
- Minimización de datos: Solo se recopilarán los datos necesarios para el propósito previsto.
- Exactitud: Los datos personales serán precisos y se mantendrán actualizados.
- Limitación de almacenamiento: Los datos se conservarán solo durante el tiempo necesario.
- Integridad y confidencialidad: Los datos se procesarán de forma segura, protegiendo contra el acceso no autorizado y la pérdida.
Recopilación y procesamiento de datos
Recopilamos datos personales de las siguientes maneras:
- Datos de huéspedes del hotel: Cuando los huéspedes hacen una reserva, se registran o utilizan los servicios del hotel, recopilamos detalles personales como nombre, dirección, datos de contacto, información de pago y preferencias.
- Datos de eventos: Para los participantes de eventos, recopilamos detalles personales (por ejemplo, nombre, datos de contacto, detalles de pago) para el registro y la comunicación del evento.
- Datos de reclutamiento: Durante el reclutamiento, recopilamos detalles personales de los solicitantes (por ejemplo, CV, formularios de solicitud, notas de entrevistas, referencias, videos) para evaluar su idoneidad para los puestos.
- Datos de marketing y comunicación: Podemos recopilar datos a través de boletines, encuestas y otras formas de comunicación.
Uso de datos
Utilizamos datos personales para los siguientes propósitos:
- Operaciones del hotel: Para cumplir con las reservas, proporcionar servicios y comunicarnos con los huéspedes.
- Operaciones de eventos: Para gestionar registros de eventos, comunicación y cualquier necesidad específica de los participantes.
- Reclutamiento: Para evaluar y procesar solicitudes, realizar entrevistas y evaluar calificaciones.
- Marketing: Para informar a las personas sobre nuevos servicios, promociones o eventos, pero solo cuando hayan dado su consentimiento.
- Programas de Lealtad y Membresías (Clientes y Personal): Para gestionar programas de recompensas, rastrear el uso, ofrecer beneficios para clientes y descuentos.
Consentimiento y Base Legal para el Procesamiento de Datos
Procesamos datos personales basados en uno o más de los siguientes fundamentos legales:
- Consentimiento: Para fines específicos, incluyendo comunicaciones de marketing.
- Necesidad contractual: Para cumplir con obligaciones bajo un contrato (por ejemplo, reservas de hotel, inscripciones a eventos).
- Obligación legal: Para cumplir con requisitos legales (por ejemplo, obligaciones fiscales y contables).
- Interés legítimo: Para proteger nuestros intereses comerciales, siempre que esto no anule los derechos de los individuos.
Para reclutamiento, recopilamos y procesamos datos basados en los siguientes fundamentos legales:
- Consentimiento: Durante el proceso de solicitud (por ejemplo, consentimiento para usar datos y consentimiento para contactar referencias, etc.).
- Necesidad contractual: Para contratos de trabajo.
- Interés legítimo: Para seleccionar candidatos adecuados y proteger nuestro negocio.
Acceso y Seguridad de Datos
- Control de Acceso: Los datos personales solo son accesibles para empleados o terceros que los necesiten para realizar sus funciones.
- Seguridad de Datos: Implementamos medidas técnicas (departamento de TI) y organizativas apropiadas para garantizar que los datos personales estén protegidos contra el acceso no autorizado, la pérdida o la divulgación.
Retención de Datos
Retenemos datos personales por los siguientes períodos:
Datos de Huéspedes y Eventos: Conservados durante la duración de la estancia/evento y hasta 6 meses después, a menos que las obligaciones legales requieran una retención más prolongada.
Datos de Reclutamiento: Conservados hasta 6 meses después del proceso de reclutamiento, a menos que el solicitante sea contratado, en cuyo caso los datos se conservan durante la duración del empleo.
Derechos del Sujeto de Datos
Bajo el GDPR, los individuos tienen los siguientes derechos respecto a sus datos personales:
Derecho de Acceso: Los individuos pueden solicitar una copia de sus datos personales.
Derecho a la Rectificación: Los individuos pueden solicitar correcciones a datos inexactos o incompletos.
Derecho a la Supresión: Los individuos pueden solicitar la eliminación de sus datos, sujeto a ciertas excepciones legales.
Derecho a Restringir el Tratamiento: Los individuos pueden solicitar restricciones sobre cómo se procesan sus datos.
Derecho a Oponerse: Los individuos pueden oponerse al tratamiento de sus datos en ciertas situaciones.
Las solicitudes deben presentarse por escrito al Delegado de Protección de Datos (DPO),y responderemos dentro del plazo legal.
the statutory timeframe.
Proceso de Reclutamiento y Cumplimiento del GDPR
Durante el proceso de reclutamiento, tomamos los siguientes pasos para garantizar el cumplimiento:
Recopilación de Datos: Recopilar solo los datos necesarios (por ejemplo, CV, formularios de solicitud, videos) e informar a los candidatos sobre por qué recopilamos los datos.
Consentimiento e Intereses Legítimos: Obtener consentimiento para fines específicos, como almacenar datos de solicitantes para futuras oportunidades laborales. Podemos procesar datos basados en intereses legítimos al evaluar candidatos.
Retención de Datos: Si un solicitante no tiene éxito, retendremos sus datos por hasta 6 meses, con su consentimiento.
Confidencialidad: Todos los datos de reclutamiento (incluyendo notas de entrevistas, videos y referencias) se mantienen confidenciales y son accesibles solo por personal autorizado. Se eliminarán si no tienen éxito.
Procesamiento de Datos por Terceros
Podemos compartir datos personales con proveedores de servicios de terceros (por ejemplo, procesadores de pagos,
proveedores de software de recursos humanos) para facilitar operaciones de hotel o eventos. Aseguramos que estos terceros cumplan con el GDPR y tengan acuerdos de protección de datos apropiados.
Cumplimos con la normativa y contamos con los acuerdos de protección de datos adecuados.
Notificación de Violación de Datos
En caso de una violación de datos, seguiremos estos procedimientos:
Acción Inmediata:Investigar la violación, mitigar daños y asegurar los datos.
Notificación:Si la violación resulta en un riesgo para los derechos y libertades de las personas, notificaremos a la autoridad de protección de datos correspondiente y a las personas afectadas dentro de las 72 horas.